IHK AP2 Kaufleute für Digitalisierungsmanagement

LF 10: ERP-Systeme, GoBD-DMS & E-Invoicing (ZUGFeRD/XRechnung)

Revisionssichere Archivierung, Verfahrensdokumentation & B2B-E-Rechnungspflicht (EN 16931)

📚 Fachwissen & IHK-Prüfungsrelevanz

ERP- und Dokumentenmanagement-Systeme bilden das administrative Rückgrat digitaler Unternehmen.

1. GoBD-Konformität im DMS / ECM

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern: Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung, Ordnung und Unveränderbarkeit (Revisionssicherheit durch WORM-Speicher oder kryptographische Hashes).

2. E-Rechnung nach EN 16931 (Gesetzliche Pflicht ab 2025)

Format	Struktur	Besonderheit
Reine PDF-Rechnung	Unstrukturiert	Gilt gesetzlich nicht mehr als E-Rechnung!
ZUGFeRD (ab v2.x)	Hybrid (PDF/A-3 + XML)	Sowohl vom Menschen lesbar als auch maschinell verarbeitbar.
XRechnung	Reines XML (CII oder UBL)	Standard für deutsche Behörden (B2G) und B2B-Automatisierung.

📝 Original-Prüfungsaufgaben (ZPA Nord-West)

E-Invoicing: XRechnung vs. ZUGFeRD & Revisionssichere Archivierung 10 Punkte

Im Rahmen der B2B-E-Rechnungspflicht stellt ein Großhändler seine Fakturierung von papierhaften und einfachen PDF-Rechnungen auf elektronische Rechnungen nach europäischer Norm EN 16931 um.

a) Warum erfüllt eine reine PDF-Rechnung per E-Mail nach neuem EU-Recht nicht die Kriterien einer elektronischen Rechnung (E-Rechnung)? b) Erläutern Sie den strukturellen Aufbau des ZUGFeRD-Formats (hybrides Format) im Vergleich zur reinen XRechnung. c) Nennen Sie drei Grundsätze der GoBD zur revisionssicheren elektronischen Archivierung von Rechnungsbelegen.

💡 Didaktischer Erwartungshorizont & Punkteverteilung (nach KMK-Kriterien)

a) Eine reine PDF-Rechnung enthält die Daten in unstrukturierter visueller Form. Eine echte E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Format nach EN 16931 vorliegen, das automatisiert verarbeitet werden kann. b) ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Es besteht aus einer sichtbaren PDF/A-3-Datei für das menschliche Auge, in welche die strukturierte Rechnungs-XML eingebettet ist. Die XRechnung ist ein reines, bildloses XML-Dokument (UBL oder CII). c) 1. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (Verfahrensdokumentation), 2. Vollständigkeit und Richtigkeit (kein Belegverlust), 3. Unveränderbarkeit (Schutz vor nachträglicher Manipulation, z.B. WORM-Speicher oder Zeitstempel).